Dilema Sosial Implementasi Sistem Informasi Akademik (SIAK NG) di Universitas Indonesia

Teknologi adalah sebuah berkah bagi manusia. Ia lahir sebagai solusi bagi kebutuhan manusia yang senantiasa semakin kompleks. Demikianlah, maka sejarah dan kehidupan manusia pun melaju dengan dipancang pada tonggak-tonggak teknologi. Seperti saat roda digunakan untuk membangun peradaban di Mesopotamia (3.500 SM), ilmu pengetahuan disimpan dalam kertas bambu di China (105 M), dan Renaissance yang lahir dari hentakan mesin cetak Gutenberg (Abad XV).

Kita pun kini turut menyaksikan lahirnya abad informasi seiring kemunculan media-media baru: televisi, cellular gadget, komputer dan internet. Sesederhana apapun sebuah teknologi, ia berupaya andil dalam menunjang akselerasi kualitas hidup manusia.

Seperti halnya hakekat teknologi yang diilustrasikan sebelumnya, Sistem Informasi Akademik – New Generation (SIAK NG) yang dikembangkan oleh Universitas Indonesia hadir sebagai solusi atas kebutuhan-kebutuhan yang juga semakin kompleks. Kebutuhan yang dimaksud bahkan melibatkan kepentingan sejumlah pihak, yakni: pengelola pendidikan/sub-bagian akademik (SBA), direktorat pendidikan, dosen dan mahasiswa.

Memasuki tahun ketiga dari implementasi sistem on-line ini, sejumlah hambatan dirasakan dalam pemanfaatannya. Karena secara prosentase mahasiswa adalah bagian terbanyak dari stokeholders SIAK NG, maka keluhan yang mengemuka memang banyak datang dari kelompok ini. Berdasarkan pengamatan penulis, sejumlah masalah yang seringkali terjadi seputar SIAK NG diantaranya ialah sebagai berikut:

a. Username atau Password tidak dapat digunakan
b. Kesalahan pencantuman nilai
c. Mata kuliah yang diambil tidak terdaftar
d. Dosen pembimbing yang dicari tidak ditemukan
e. Standar prosedural pengurusan trouble yang tidak jelas
f. Kesalahan informasi pembayaran autodebet
g. System-adjustment yang tidak diketahui mahasiswa
h. dll

Kasus-kasus di atas menunjukkan bahwa penerapan SIAK NG, dalam perspektif mahasiswa, ternyata belum bisa dikatakan sempurna. Selanjutnya perlu dikaji faktor-faktor apa yang menyebabkan belum memuaskannya penerapan siap ini. Berdasarkan pengamatan awal tersebut, maka ada tiga hal mendasar yang menjadi sorotan penulis dalam makalah ini.

Pertama, mahasiswa melihat bahwa sistem yang ditawarkan ternyata belum menyediakan data-data yang sepenuhnya lengkap, misalnya nama dosen pembimbing dan jadwal mata kuliah. Selain itu, kesalahan-kesalahan seperti pada informasi autodebet, pencantuman nilai, dan penyesuaian sistem ternyata lebih banyak ‘menyusahkan’ mahasiswa. Saya tidak akan membahas tentang bagaimana pentingnya sistem tersebut dibenahi segera karena sifatnya yang sangat teknis. Namun, sepanjang kekurangan ini didukung oleh pelayanan informasi yang cepat, nyaman dan akurat, tingkat kepuasan mahasiswa akan lebih terjaga. Sayangnya, hal ini tidak terjadi dalam banyak kasus.

Hal itulah yang saya amati sebagai permasalahan kedua dalam penerapan SIAK NG. Keberadaan SIAK NG ternyata memicu terjadinya ‘pemisahan’ antara konsep ‘pelayanan tatap muka’ dengan ‘pelayanan mesin’ (computerized). Seolah-olah, dengan mengimplementasikan SIAK NG, maka tuntas sudah tugas bagian-bagian terkait untuk menangani urusan akademik mahasiswa. Sederhananya, pertanyaan-pertanyaan tentang kegiatan akademik akan dijawab dengan kalimat, “Kan sudah ada di SIAK!”. Mau tidak mau, kualitas hubungan dialogis antara mahasiswa dengan pihak pengelola kegiatan akademik akan tereduksi dengan adanya sistem ini.

Saya memperhatikan, konsep pelayanan yang semata-mata berbasis pada mesin akan alpa mengindahkan sisi humanis dari tujuan pelayanan akademik tersebut. Sistem SIAK NG memang mampu menyederhanakan akses mahasiswa terhadap urusan akademik, namun mereka akan dibayang-bayangi ketakutan untuk selalu mengisinya dengan benar dan sempurna. Salah satu alasannya ialah jalur prosedural yang berliku-liku jika si mahasiswa membuat kesalahan, baik sengaja maupun tidak disengaja. Mengutip pendapat Muharandy (Mahasiswa Berprestasi Utama Fasilkom 2007), bahkan kesekretariatan fakultas tidak lagi bisa melakukan intervensi terhadap kesalahan-kesalahan elementer yang terjadi di SIAK NG. Akibatnya, kesalahan apapun dalam materi account SIAK NG akan selalu dibebankan kepada pemiliknya. Bukannya memberi dukungan, kebanyakan petugas akademik pun malah memiliki kecenderungan awal untuk menjadikan mahasiswa sebagai ‘suspect’.

Dengan tidak sinkronnya kesiapan sistem dan dukungan pelayanan tatap muka yang ada, saya melihat bahwa implementasi SIAK NG barangkali sedikit terburu-buru. Walaupun sistem yang ada telah sempurna sekalipun, seharusnya ia tidak lantas menjadi alat ‘revolusi’. Terdapat sisi sosial yang belum dapat digantikan dengan tiba-tiba oleh hadirnya teknologi ini. Keadaan inilah yang kemudian memicu permasalahan terakhir pada implementasi SIAK NG.

Permasalahan ketiga sebenarnya lebih tepat ditulis dalam bentuk pertanyaan, “Apakah pihak universitas telah melaksanakan pelatihan yang memadai bagi para petugas pendukung SIAK NG?”. Petugas yang saya maksud di sini bukan hanya mengacu pada petugas bagian information technology (IT), tetapi juga dosen, manajemen departemen/fakultas, sampai pada petugas pelayanan loket SBA. Pertanyaan ini muncul setelah melihat kenyataan bahwa tidak ada sharing pengetahuan tentang SIAK NG antara mahasiswa dengan pihak-pihak tersebut. Mahasiswa benar-benar dituntut untuk menguasai dan memahami SIAK NG, sehingga kalau bisa tidak usah lagi bertanya-tanya ke petugas.

Keadaan tersebut justru sangat tidak sehat, misalnya jika seorang mahasiswa sedang mengurus problem pada SIAK NG-nya. Jika petugas yang melayani ternyata tidak siap maka pelayanan justru tidak menjadi cepat dan mudah, tetapi malah semakin panjang. Si mahasiswa harus bolak-balik mengecek di SIAK NG lalu mengkonfirmasikannya dengan bagian akademik. Langkah ini akan menjadi lebih panjang dan melelahkan tatkala petugas yang ditemui setelahnya ternyata berbeda; prosedur yang diberikan sebelumnya salah atau kurang lengkap; atau terjadi kesalahan sistem yang memang benar-benar di luar si kuasa mahasiswa. Maka, di sinilah letak pentingnya membangun kesiapan dua arah dalam implementasi SIAK NG: mahasiswa siap, petugas siap.

Ketiga permasalahan di atas sebenarnya memiliki solusi yang sederhana: sistem yang bermasalah harus segera dibenahi; penanganan keluhan dijawab dengan memberikan standar prosedural yang jelas; dan masalah yang terkait dengan pelayanan diperbaiki dengan memberikan pelatihan-pelatihan profesional. Tetapi perlu disadari bahwa kepuasan mahasiswa terhadap implementasi SIAK NG tidak hanya terkait dengan pembenahan sepotong-potong pada permasalahan tersebut. Ia harus mampu hadir sebagai sebuah layanan yang integratif.

Saya membayangkan ketika saya mendapati SIAK NG saya bermasalah, saya hanya akan perlu datang ke loket pelayanan akademik untuk bertanya. Petugas loket kemudian menghubungi bagian IT untuk memberikan identitas saya dan mengecek apakah memang benar SIAK NG saya bermasalah. Maka, seketika saya mendapat jawaban prosedural tentang bagaimana saya harus menanganinya. Terlepas dari kesalahan saya ataupun sistem, saya tetap wajib melengkapi prosedur tersebut dalam satu hari dan menyerahkannya kembali ke loket akademik. Setelah semuanya selesai, SIAK NG saya pun normal kembali. Oiya, saya lupa menyebutkan bahwa petugas loket akademik yang melayani saya adalah petugas yang murah senyum dengan sebuah komputer yang memiliki akses langsung ke SIAK NG.

Dengan demikian, saya harap implementasi SIAK NG di masa mendatang tetap tidak melupakan aspek-aspek sosial, terutama dalam konsep pelayanan tatap muka. Sebab bagaimanapun, teknologi tidak akan mampu memberikan sisi humanis dalam pemenuhan kebutuhan manusia.